Ein gemeinsames Thema oder eine Sequenz von aufeinander abgestimmten Fragen werden bearbeitet. Die Teilnehmer sitzen am kleinen Tischen die für jeweils 3-6 Personen Platz bieten und diskutieren das vorgegebene Thema. Die Diskussionsgruppen schreiben ihre Ideen und Erkenntnisse direkt auf eine beschreibbare Tischdecke oder Flip-Chart Bögen.
Nach Ablauf einer bestimmten Zeit verlassen alle bis auf einen Teilnehmer (Gastgeber) den Tisch und besuchen einen anderen Tisch. Der jeweilige Gastgeber erklärt den Gästen kurz die zwischen Ergebnisse und die Gespräche beginnen von neuem. Je nach Dauer der Veranstaltung können mehrere Durchgänge stattfinden. Bei längeren World Cafés werden zwischen Präsentation im Plenum durchgeführt.
Wichtig ist, dass zumindest am Ende alle Ergebnisse allen Teilnehmenden präsentiert werden ("Galerie")
Regeln
Ziel eines World Cafe ist es durch die Zusammenführung kollektiven Wissens neue Ideen zu generieren und zu einem Thema so viele Inputs wie möglich zu erhalten. Es geht zwar nicht darum konkrete Lösungen zu einer Fragestellung zu erarbeiten - trotzdem erhalten die Teilnehmenden zahlreiche Anregungen für Handlungsmöglichkeiten die sie vorher nicht gesehen haben.
Die Methode unterstützt durch das zwanglose Setting die Bereitschaft miteinander zu kommunizieren und sich auszutauschen.